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安徽师范大学科研档案管理实施办法

为加强我校科学技术研究档案(简称科研档案)管理工作,充分发挥高校科研档案在学校发展和经济建设中的作用,根据国家《科学技术研究档案管理暂行规定》《高等学校档案工作规范》和《安徽师范大学档案管理办法》等文件的有关规定,结合我校实际,本着统一管理、分级负责的原则,制定本办法。

一、基本原则

㈠ 科研档案是科研活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

㈡ 科研档案是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作与建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况的证明材料同步。

科研档案实行项目(课题)负责人负责制。

二、科研档案工作岗位责任制

㈠ 分管科研工作的校领导职责

1、组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针政策和法规,把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中,为科研档案工作提供条件。

2、定期检查和研究科研档案工作中存在的实际问题。

㈡ 科研处在科研档案管理中职责

1、将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

2、制定和健全有关管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中。

3、在下达科研计划时,向课题组长明确提出归档要求,并发放档案部门统一制作的材料袋及记录本。

4、在项目结项验收同时,组织对项目档案的验收。

5、负责科研综合性材料的整理、立卷、归档。

㈢ 科研项目主持人职责

1、提出建档计划,在制定和讨论课题工作计划安排时,向课题组成员布置形成积累文件材料的任务和方法,并进行检查。在课题结束后,组织收齐并系统组卷,保证归档材料完整、准确、系统。

2、提出科研档案案件的保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填写卷内目录、备考表及档案移交清单。

3、向科研管理部门办理移交手续。

三、科研档案归档范围的确定

㈠ 确定的原则:

1、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;

2、归档的科研材料必须反映科研管理、科研项目活动的全过程,保证完整、准确、系统;

3、归档的科研材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、不同专业的科研材料特点和成套性;

4.几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档,保存一套档案。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研材料复制件。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的目录提供主持单位;

5.与国外合作的研究课题,应归入学校外事档案。

㈡ 归档范围

凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案,主要包括科研项目的申报、鉴定或评审材料,成果登记,成果奖励。

凡纳入学校科研计划管理的各级各类国内、国外的科研项目(含协作项目),包括社会科学研究、自然科学研究等,均应按照国家规定归档。

自选科研课题,经省级以上(含省级)鉴定、结题或获校级以上奖励的项目,也应按照国家规定归档。

归档范围包括:综合管理、科研准备、实验研究、总结鉴定、申报请奖、推广应用等方面材料,具体内容见附件。

四、整理组件要求

科研项目文件材料原则上应在项目结题或鉴定后两个月内归档。由课题组立卷,并将形成积累的全部文件材料,进行系统整理立卷,具体步骤如下:

㈠ 组卷

1、科研项目文件材料以课题为单位组卷,应反映科研课题的形成规律和内在联系。其中,最能反映课题概况的文件材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等,应整理组成综合卷,排放在课题案卷之首,其余文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段排列,依次立卷。

2、课题文件材料较多时,可按课题各阶段组成数卷;材料较少的,可一题一卷。每卷不超过200页。

㈡ 排序

1、原则上文字材料在前,图表、声像材料在后,有译文的外文资料在前,原文在后。

2、课题组负责人填写的“归档说明书”,放入第一卷卷内目录之后。其它文件材料按形成时间排序;或按重要程度排序,如鉴定证书应放在鉴定会材料之前,总结报告应在所附论文之前,实验纪录放在最后。

3、不可分开的科研材料按以下要求排列:正件在前附件在后,印件在前原稿在后,批复在前请示在后。

㈢ 检查案卷文件材料

1、检查案卷文件材料是否齐全、完整、准确、系统;

2、检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求。不符合归档要求的应予纠正,否则禁止归档。

㈣ 整理

对装订线以外有字迹的或破损的文件材料,以及与文件材料不可分割的照片、小字条,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要进行折叠;除掉文件材料上的金属物。用科技档案盒方式保管,每件科研材料用线绳装订。

㈤ 编页号

卷内材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角;不装订的材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上件号章,并逐项填写。

㈥ 填写卷内文件目录

使用计算机打印,不可使用热敏纸。目录按下列要求填写:

序号:用阿拉伯数字对卷内材料逐件编号。

文件材料名称:一般照实抄录。没有标题或标题不能说明内容的文件,可以自拟标题,外加“[ ]”号,如[国内、外学者评介、引用材料等]。论文名称统一翻译为中文。

责任者:一般是形成文件材料的单位、个人名称。

日期:填写文件的形成时间。可用“.”代替“年”、“月”、“日”。

页号:页号栏填写每份文件起始页号,最后一份文件填写起止页号。

密级:一般划分为绝密、机密、秘密三级,保密期限分别为30年、20年、10年,也可根据有关法律、法规以及科研文件材料性质等实际情况确定。保密期限届满自行解密。

㈦ 填写卷内备考表

注明除纸质以外其它载体材料的数量,及其它需说明的内容。

立卷人:由立卷责任人签名。

检查人:由课题组负责人审查、签名。

日期:由立卷人填写实际立卷日期。

㈧ 拟写案卷封面

1、案卷题名

案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致。题名一般不超过50个字,包括主要责任者、项目名称、内容、文种名称(或采用项目的名称代字、代号及其阶段、组件、部件的代字、代号和名称)。

例如:“***项目立项申请、合同及鉴定会材料”

***项目的实验记录”

***项目的申请、批准、论文及成果奖励申报书、证书等”

2、归档单位:课题组所在学院、教学部、研究所等。

3、起止日期:卷内文件材料实际形成的起止时间。

4、保管期限:

 科研成果档案的保管期限:一般为永久、长期(50年以内)和短期(15年以下)三种,凡是记录和反映我校重大科研活动,对我校科研工作具有长远利用价值的重大科研成果档案,定为永久保存;在较长时间内具有利用价值的定为长期保存;利用时间较短的定为短期保存。具体见附件。

5、密级:科研处负责组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术材料保密条例》办理。填写卷内文件最高密级。

6、页号:卷内文件材料的总页数。

㈨ 案卷装订:

科研项目档案一般装盒保管,案卷要求逐件用线装订。

五、科研档案的补充和修改。

㈠ 科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

㈡ 对已归档的科研文件材料需修改时,必须填写修改申请单,经课题负责人同意、科研处批准。未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

㈢ 档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

六、归档流程

㈠ 科研处在下达科研计划时,将档案资料袋、记录本及有关项目申请、批复等综合性文件发给课题负责人,并明确科研档案的建档的要求。

㈡ 课题组长在制定和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研材料的任务和方法,课题组负责人或指定专人作兼职档案员。

㈢ 课题组在项目鉴定或结题时,同时提供完整的、系统的组卷材料,由科研处审查验收,同时办理结题手续。

㈣ 科研档案(包括综合性文件)由科研处负责整理立卷,于次年6月底前按档案馆安排的时间按时归档。

㈤ 课题负责人及时补充结题批复、成果请奖、成果转化等材料,按照科研档案标准立卷,经科研处对科研内容审查后,验收存档。

七、科研成果档案保管、保密和借阅制度

㈠ 借阅者需填写档案借阅登记表,征得课题组主要负责人同意并经科研处负责人签字方可借阅,若需查阅本人直接参与项目的资料凭本人工作证即可。查阅涉密科研档案并经分管校长批准后方可提供利用,但不得摘录、复制、拍摄。

㈡ 档案资料一律不准复制、抄录,确需复制、抄录者,应在借阅登记表中详细注明。原则上在档案馆内查阅,确需带出使用要办理借阅手续,三日内归还。

㈢ 科研档案不得随意拆散、抽取和调换,违者或发现有损坏者,追究其责任。

㈣ 档案工作人员必须严格执行《国家保密法》和保密规定,维护科技成果档案的安全和国家机密。对机密以上科技成果档案必须妥善保密,以防止丢失、泄密事件的发生。档案工作人员要定期检查科研成果档案保密、保管情况,对损坏或褪变档案要及时采取措施,进行修补和复制。

㈤ 科研档案由校档案馆集中统一保管,保管、检查、销毁按《安徽师范大学档案管理办法》执行。

    本办法自公布之日起执行。
点击: 审核: 添加: 时间:2008-10-14